So rufen Sie eine E-Mail in Outlook ab

Vielleicht haben Sie impulsiv eine gemeine E-Mail an jemanden gesendet. Oder Sie haben eine Arbeits-E-Mail gesendet und einfach vergessen, ein Dokument anzuhängen, das Ihre Mitarbeiter benötigen. Wenn Sie einen Weg zurücknehmen möchten, haben Sie Glück - wenn Sie Outlook verwenden. Dies liegt daran, dass der E-Mail-Client eine integrierte Lösung für Situationen wie diese bietet: Die Option zum Abrufen von E-Mails.

Ein E-Mail-Rückruf kann einen Empfänger daran hindern, eine unvollständige, verärgerte oder anderweitig schlechte E-Mail zu sehen, die Sie gesendet haben. Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, wenn Sie eine E-Mail in Outlook abrufen möchten. Wenn Sie auch wissen möchten, wie Sie Ihre E-Mails in Outlook verzögern können (um zu verhindern, dass solche E-Mails in Zukunft versehentlich versendet werden), scrollen Sie über die Rückrufanweisungen hinaus, um eine Anleitung dazu anzuzeigen.

Hinweis: Diese Anweisungen funktionieren nicht mit der webbasierten Version von Outlook - sie gelten nur für den Desktop-Client. Außerdem funktionieren sie nur, wenn Sie und der Empfänger ein Microsoft Exchange-Konto innerhalb derselben Organisation verwenden oder beide über Microsoft 365 verfügen.

So rufen Sie Outlook-E-Mails ab

Schritt 1: Öffnen Sie Ihren Ordner " Gesendete Objekte " und suchen Sie nach der E-Mail, die Sie abrufen möchten. Sie sollte ganz oben auf der Liste stehen. Sie müssen auf diese E-Mail doppelklicken, um sie vollständig zu öffnen, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren können.

Schritt 2: Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Registerkarte Nachricht , um sie zu aktivieren. Navigieren Sie anschließend zum Abschnitt Verschieben und klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Verschiebungsaktionen , die mit einem Buchstaben und einem Umschlag gekennzeichnet ist (siehe Abbildung unten).

Schritt 3: Klicken Sie in der Dropdown-Liste auf die Option Diese Nachricht zurückrufen.

Outlook Diese Nachricht abrufen

Schritt 4: Auf Ihrem Bildschirm wird ein Popup-Fenster angezeigt. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten: Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen  oder Ungelesene Kopien löschen und durch eine neue Nachricht ersetzen . Außerdem wird eine Option angezeigt, mit der Outlook Sie benachrichtigt, wenn der Vorgang erfolgreich ist oder fehlschlägt.

Wählen Sie Ihre Option (en) aus und klicken Sie auf die Schaltfläche OK , um fortzufahren.

Outlook ruft dieses Nachrichten-Popup auf

Wenn Sie die Nachricht gelöscht haben, herzlichen Glückwunsch! Wenn Sie es ersetzen möchten, fahren Sie mit Schritt 5 fort.

Schritt 5: Wenn Sie einen Ersatz erstellen möchten, öffnet Outlook einen zweiten Bildschirm, in dem Sie die Nachricht überarbeiten können. Während Sie Ihre neue E-Mail verfassen, ruft Outlook Ihre alte Nachricht ab und zeigt eine Benachrichtigung an (falls Sie diese Option ausgewählt haben). Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Senden , wenn Sie mit der überarbeiteten Nachricht fertig sind.

Hinweis: Wenn Sie eine Rückrufnachricht senden, verschwindet Ihre alte E-Mail nicht genau. Damit die ursprüngliche Nachricht verschwindet, muss der Empfänger möglicherweise zuerst die Rückrufnachricht öffnen. Aus diesem Grund sollten Sie im Titel der Rückrufnachricht "DRINGEND" oder ähnliches eingeben, damit diese vor der ersten anstößigen E-Mail geöffnet wird. Fahren Sie mit einer längeren Erklärung fort. Microsoft gibt außerdem an, dass der Empfänger in einigen Fällen benachrichtigt werden kann, wenn zurückgerufene Nachrichten aus seinem Posteingang gelöscht werden. Denken Sie also daran, dass der Empfänger auch beim Abrufen einer E-Mail möglicherweise weiß, dass eine verpfuschte oder anstößige Nachricht an ihn gesendet wurde, auch wenn er sie nicht anzeigen kann.

Warum der E-Mail-Rückruf nicht immer funktioniert

Original text


Email

Das Starten des Rückrufvorgangs bedeutet nicht, dass es so funktioniert, wie Sie es beabsichtigt haben. Bei den heutigen Internetgeschwindigkeiten (es sei denn, Sie leben in einer toten Zone) wartet diese fehlerhafte E-Mail wahrscheinlich bereits im Posteingang einer Person, was zu einer Reihe von Problemen führt. Hier sind die Faktoren, die Ihren Rückruf zunichte machen - oder zumindest den Prozess komplizierter machen können.

  • Geöffnete Nachrichten: Wenn ein Empfänger Ihre E-Mail öffnet, können Sie sie nicht zurückrufen. Der Empfänger kann die zweite Rückrufnachricht weiterhin abrufen und lesen, das Original verbleibt jedoch in seinem Outlook-Posteingang. Das ist ein Grund, warum Sie schnell handeln sollten.
  • Weiterleitung in andere Ordner: Wenn Ihre erste Nachricht einen Filter aktiviert und Outlook ihn in einen bestimmten Ordner umgeleitet hat, schlägt Ihr Rückruf fehl. Die Rückrufoption betrifft nur E-Mails, die im Posteingang verbleiben. Wenn die erste Nachricht an einer anderen Stelle wartet, wird sie nicht ausgeblendet.
  • Öffentliche Ordner: Wenn jemand Ihre erste E-Mail liest, die in einem öffentlichen Ordner lauert, schlägt der Rückruf fehl. Es spielt keine Rolle, welcher Empfänger oder welches Anmeldekonto die E-Mail als gelesen markiert - es ist immer noch zu spät.
  • Andere E-Mail-Clients: Die Rückruffunktion funktioniert mit Outlook. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an jemanden senden, der Google Mail verwendet, funktioniert der Rückruf nicht.
  • Mobile Apps: Wenn Sie Exchange ActiveSync-Einstellungen für Outlook auf Mobilgeräten verwenden, funktioniert die Rückrufoption möglicherweise nicht. Dies liegt daran, dass das System bei der Synchronisierung mit verschiedenen Outlook-Versionen jongliert und den Vorgang nicht abschließen kann, insbesondere wenn Ihr Mobilgerät offline ist.

Es gibt sicher viele Fallstricke bei dieser praktischen kleinen Funktion. Wenn Ihre Rückrufe einfach nicht funktionieren, finden Sie hier zwei Ideen, um das Szenario zu verbessern:

Lösung 1: Schreiben Sie eine Entschuldigung. Abgesehen davon, dass Sie Ihre E-Mails vor dem Senden überprüfen müssen, ist dies die einfachste Lösung für das Problem. Wenn Sie versehentlich eine E-Mail an die falsche Person / die falschen Personen gesendet haben und diese nicht zu ungeheuerlich war, sparen Sie Zeit und machen Sie eine kurze Entschuldigung. Dies funktioniert für die meisten Menschen, und Sie können aufhören, sich Sorgen zu machen.

Lösung 2: Verzögern Sie Ihre E-Mails. Wenn Sie E-Mail-Butterfinger haben oder ständig damit beschäftigt sind, vertrauliche Informationen zu beantworten und weiterzuleiten, sollten Sie Ihre E-Mails verzögern. Sie können dies für alle Outlook-E-Mails tun, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

Schritt 1: Klicken Sie oben links auf Datei .

Schritt 2: Scrollen Sie nach unten und wählen Sie Regeln und Warnungen verwalten .

Schritt 3: Das Popup-Fenster Regeln und Warnungen wird auf Ihrem Bildschirm angezeigt. Klicken Sie auf die Option Neue Regel .

Schritt 4: Wählen Sie in einem zweiten Popup-Fenster die Option Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden, die unter Aus einer leeren Regel starten aufgeführt ist . Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter , um fortzufahren.

Schritt 5: Ignorieren Sie alles in der Bedingungsliste und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter . Klicken Sie anschließend in einem kleinen Bestätigungs-Popup auf die Schaltfläche Ja .

Schritt 6: Wählen Sie die Option Lieferung um einige Minuten verschieben . Klicken Sie auf den Link A Number Of , und ein Popup wird angezeigt, in dem Sie für eine bestimmte Dauer aufgefordert werden. Geben Sie die Zahl ein - maximal 120 Minuten - und klicken Sie auf die Schaltfläche OK . Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter , um fortzufahren.

Schritt 7: Wählen Sie bei Bedarf Ausnahmen aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter , um fortzufahren.

Schritt 8: Benennen Sie Ihre Regel, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen .

Outlook Regel für verzögerte Nachrichten erstellen

Wenn Sie durch diesen gesamten Vorgang auf dem Outlook-E-Mail-Client gestört wurden, können Sie jederzeit eine verfügbare Adresse verwenden.