So verwenden Sie Google Drive

Google Drive ist eine Cloud-Speicherlösung mit 15 GB kostenlosem und kostenpflichtigem Speicherplatz mit zusätzlichem Speicher und zusätzlichen Funktionen. Google Drive ist dank seiner einfachen Benutzeroberfläche und der Integration in Google Text & Tabellen eine benutzerfreundliche Option.

Wenn Sie mit Google Drive noch nicht vertraut sind, lesen Sie die folgende Anleitung, um herauszufinden, wie Sie ein Konto erstellen, Dokumente hochladen und herunterladen, Ihre Dateien freigeben und den Dienst optimal nutzen können.

Fertig machen

Zugriff auf Google Drive

Google Drive Google-Konto anmelden Screenshot Bildschirmfoto

Schritt 1 : Wenn Sie noch keinen haben, müssen Sie ein Google-Konto einrichten, bevor Sie mit Drive fortfahren können. Es ist kostenlos, sich anzumelden. Auf diese Weise erhalten Sie einen reibungslosen, synchronisierten Zugriff auf alle Google-Dienste. Sie müssen eine Gebühr zahlen, wenn Sie mehr als 15 GB Speicherplatz benötigen. Ob Sie sich jedoch dafür entscheiden, hat keinen Einfluss auf Ihre Fähigkeit, den Dienst zu nutzen. Das Herunterladen von Google Chrome schadet auch nicht, da der beliebte Webbrowser über mehrere Erweiterungen und Tools verfügt, die sich gut in Drive integrieren lassen.

Schritt 2 : Sobald Sie sich angemeldet (oder in Ihrem vorhandenen Konto angemeldet) haben, können Sie über Ihren Browser oder die dedizierte mobile App, die derzeit sowohl für Android als auch für iOS verfügbar ist, auf Drive zugreifen.

Navigieren

Screenshot der Google Drive-Menüschaltflächen Bildschirmfoto

Klicken Sie nach der Anmeldung bei Drive auf die Schaltfläche Mehrfarbiges Pluszeichen  Neu  in der oberen linken Ecke oder auf Mein Laufwerk , das sich in der Mitte des Bildschirms befindet. Drücken Sie in der mobilen App auf den Kreis mit dem Pluszeichen in der unteren rechten Ecke. Dies öffnet ein Menü, in dem Sie eine Datei erstellen oder auf Drive hochladen können. Über Apps von Drittanbietern können Sie eine Tabelle, ein Word-Dokument, eine Diashow-Präsentation, ein Formular, eine Zeichnung und eine Reihe anderer Dinge erstellen.

Wir werden hier nicht näher auf die Verwendung der einzelnen kostenlosen Programme eingehen, aber hier einige Tipps, wie Sie diese Dienste schnell nutzen können:

Tipp 1 :  Die Tasten auf dem Laufwerk sind recht einfach. Wenn Sie sich jedoch nicht sicher sind, was Sie tun, bewegen Sie den Mauszeiger einfach darüber. Es sollte ein Popup-Fenster angezeigt werden, in dem die Funktion der Schaltfläche erläutert wird.

Tipp 2:  Wenn Sie jemals Microsoft Office verwendet haben, dh Excel, Word oder PowerPoint, sollte die Google-Software für Blätter, Dokumente und Folien vertraut aussehen. Sie arbeiten ähnlich und sind wohl intuitiver. Sie werden nicht so viele erweiterte Funktionen finden wie in der Microsoft-Software, aber Drive ist kostenlos, das ist also zu erwarten.

Tipp 3:  Während Sie auf der primären Seite "Dokumente, Blätter oder Folien" alle Dateien dieses Typs an einem einzigen Ort anzeigen können, ist das Erstellen von Ordnern möglicherweise eine bessere Möglichkeit, die Organisation aufrechtzuerhalten. Um einen Ordner zu erstellen, klicken Sieoben links aufdieSchaltfläche Neu  , wählen Sie  Ordner aus  und benennen Sie das Dateiverzeichnis. Ziehen Sie dann einfach Ihre Datei (en) in den Ordner Ihrer Wahl auf der Hauptseite des Laufwerks.

Sie können Dateien auch markieren, auf die Sie später zugreifen möchten, indem Sie im Menü dieses Elements auf Stern hinzufügen klicken. Beachten Sie jedoch, dass sie nur von der Person angezeigt werden können, die sie hinzugefügt hat, und nicht von denen, mit denen Sie ein bestimmtes Element geteilt haben .

Tipp 4:  Eine andere Möglichkeit, ein Element in Ihrem Laufwerk schnell zu finden, ist die Verwendung derFunktion In Laufwerk suchen . Oben auf jeder Seite befindet sich ein Feld, in dem Sie nach einer Datei anhand ihres Namens oder Dateityps suchen können. Wenn Sie auf den nach unten gerichteten Pfeil in diesem Feld oder auf Weitere Suchwerkzeuge klicken , können Sie noch weitere Angaben machen und nach Dateien suchen, die auf bestimmten Kriterien basieren, z. B. dem Datum oder der Person, für die Sie die Datei freigegeben haben.

Optimale Nutzung von Google Drive

Hochladen und Freigeben von Dokumenten

Um ein Dokument auf Drive hochzuladen, klicken Sie entweder auf die Schaltfläche Dateien hochladen oder auf Datei hochladen unter Neu oder Mein Laufwerk und wählen Sie eine Datei von Ihrem Computer aus. Drive eignet sich hervorragend für den persönlichen Gebrauch. Was es jedoch von anderen Cloud-Diensten unterscheidet, sind die leistungsstarken Tools für die Zusammenarbeit. Wenn Sie remote mit jemandem an einem Projekt arbeiten müssen, können Sie ein Dokument für ihn freigeben und Änderungen gemeinsam in Echtzeit vornehmen.

Um ein Dokument nach dem Erstellen freizugeben, schauen Sie in die obere rechte Ecke des Dateifensters und suchen Sie die Schaltfläche Freigeben .

Um ein Dokument zu teilen , nachdem Sie es erstellt haben, klicken Sie auf die Teile - Schaltfläche in der oberen rechten Ecke, fügen Sie Ihre Mitarbeiter ihre E - Mail - Adressen, und klicken Sie auf die blaue Fertig - Taste. Sobald ihnen der Zugriff gewährt wurde, sollte das Dokument in ihrem Laufwerks-Dashboard auf der Registerkarte "Für mich freigegeben" angezeigt werden. Ein Link zum freigegebenen Dokument wird auch an den E-Mail-Posteingang gesendet.

Screenshot von Google Drive Share-Dateien Bildschirmfoto

Sie können den gemeinsam nutzbaren Link unten im Menü " Mit Personen und Gruppen teilen" verwenden , um die Datei per Text oder einem anderen Nachrichtendienst zu senden. Klicken Sie einfach unten in diesem Menü auf Link kopieren .

In einem freigegebenen Dokument können Sie in der oberen rechten Ecke des Fensters sehen, wer es gerade bearbeitet. Die Namen der Mitarbeiter werden in verschiedenen Farben (oder mit ihrem Kontobild) angezeigt, sodass Sie sie schnell voneinander unterscheiden können. Bewegen Sie den Mauszeiger einfach über eine beliebige Farbe, um zu sehen, wen sie darstellt.

Dokumente herunterladen und offline auf Dateien zugreifen

Eine weitere nützliche Drive-Funktion ist die Möglichkeit, Dateien anzuzeigen und zu bearbeiten, auch wenn Sie keinen Internetzugang haben. Sie müssen lediglich die Google Docs Offline-Erweiterung für Google Chrome herunterladen. Nach dem Herunterladen und Aktivieren in Ihren Laufwerkseinstellungen können Sie auf bestimmte Dateien (Dokumente, Blätter und Folien) zugreifen, auch wenn Sie einige Stunden unterwegs oder ohne Internet sind. Neben Ihrem Dateinamen wird im Dateifenster ein grauer Kreis mit einem Blitz angezeigt, der Sie darüber informiert, wenn Sie offline sind.

Einer der Nachteile ist jedoch, dass Sie nur auf Dateien zugreifen können, die Sie erstellt und für niemanden freigegeben haben. Dazu müssen Sie Google Drive bereits in Ihrem Browser geöffnet haben. Auf Daten kann auch offline über die mobile App zugegriffen werden, vorausgesetzt, Sie haben die Funktion in den Einstellungen zuvor aktiviert .

Hinzufügen mehrerer Mitarbeiter über eine Google-Gruppe

Wenn Sie ein Dokument für eine große Gruppe von Personen freigeben möchten, können Sie die Eingabe jeder E-Mail-Adresse vermeiden, indem Sie das Dokument für eine gesamte Google-Gruppe freigeben. Jede Person in dieser Gruppe (sowie später zur Gruppe hinzugefügte Personen) hat dann Zugriff auf alles, was Sie geteilt haben.

Mehrere Dateien gleichzeitig freigeben

Ordner im Google Drive-Screenshot freigeben

Müssen Sie mehrere Dateien gleichzeitig freigeben? Anstatt jede Datei einzeln freizugeben, können Sie sie in einen Ordner verschieben und diesen Ordner freigeben. Jeder, für den Sie den Ordner freigeben, hat Zugriff auf alle darin enthaltenen Daten.

Konvertieren von Dokumenten, die mit anderen Programmen erstellt wurden

Müssen Sie ein Dokument mit Kollegen oder Freunden teilen, damit diese daran zusammenarbeiten können, aber die Datei bereits in einem anderen, ähnlichen Programm haben? Keine Notwendigkeit, sich zu ärgern. Solange die Dokumente im richtigen Format vorliegen, können die meisten Dateien problemlos in Google Text & Tabellen konvertiert werden, die dann gemeinsam genutzt und gemeinsam bearbeitet werden können. Laden Sie dazu einfach die gewünschte Datei hoch und öffnen Sie sie in Drive. Wählen Sie anschließend im angezeigten Dokumentvorschaubildschirm die Dropdown-Menüschaltfläche Öffnen mit . Je nach Dateityp schlägt Google das entsprechende Programm zum Öffnen vor. Wählen Sie in diesem Menü ein Programm aus, um es in ein Google Text & Tabellen-Format zu konvertieren. Nachfolgend finden Sie die Dateiformate, die derzeit in Google Drive konvertiert werden können.

UnterlagenTabellenkalkulationenPräsentationenZeichnungenOCR
.doc.xls.ppt.wmf.jpg
.docx.xlsx.pps.gif
.html.ods.pptx.png
Klartext (.txt).csv.pdf
.rtf.tsv
.TXT
.Tab

Zurücksetzen auf eine ältere Version eines Dokuments

Screenshot des Versionsverlaufs von Google Drive Bildschirmfoto

Ein wesentliches Problem bei der Zusammenarbeit ist, dass es im Allgemeinen schwierig ist, etwas zu reparieren, das jemand anderes vermasselt hat. Insbesondere bei Live-Dokumenten, auf die mehrere Personen Zugriff haben, wird das Verfolgen von Änderungen zu Kopfschmerzen. Zum Glück müssen Sie sich keine Sorgen machen, wenn Sie sich in einer dieser Situationen befinden - Google hat Ihren Rücken. Drive speichert jede aktualisierte Version Ihrer Dokumente für 30 Tage oder 100 Revisionen, je nachdem, was zuerst eintritt. Die integrierte Speicherfunktion erleichtert das Zurücksetzen auf eine ältere Version einer Datei (sogar mehrmals).

Öffnen Sie die Datei, die Sie ändern möchten, um eine ältere Version eines Dokuments abzurufen. Klicken Sie auf Datei> Versionsverlauf . Wählen Sie dann Versionsverlauf anzeigen . Ein neuer Bildschirm wird geöffnet und auf der rechten Seite des Dokuments wird eine Leiste angezeigt. Diese Leiste listet die vorherigen Revisionen in chronologischer Reihenfolge auf. Klicken Sie auf eine davon, um eine Vorschau dieser bestimmten Revision zu erhalten. Wenn Sie danach suchen, klicken Sie auf das blaue Symbol Diese Version wiederherstellenSchaltfläche, die oben auf dem Bildschirm angezeigt wird. Sobald Sie auf klicken, kehrt alles in seinen ursprünglichen Zustand zurück. Eine weitere hilfreiche Funktion im Versionsverlauf ist die Möglichkeit zu sehen, wer Änderungen vorgenommen hat. Bei Bedarf können Sie Ihr Dokument sperren, sodass nur Sie (und vertrauenswürdige Kollegen oder Kontakte) es bearbeiten können. Gleichzeitig erhalten andere autorisierte Benutzer nur die Berechtigung zum Anzeigen.

Verwenden von Google Drive-Apps

Drive ist mehr als nur ein Dateisynchronisierungsdienst oder eine Suite von Office-Software. Google hat größere Pläne dafür. Zusätzlich zu seiner proprietären Software bietet Google über Drive Dutzende von Anwendungen von Drittanbietern an. Die Apps bieten Funktionen, mit denen Sie benutzerdefinierte Diagramme erstellen, Fotos bearbeiten, 3D-Modelle erstellen, Skizzen erstellen und vieles mehr können. Ehrlich gesagt haben wir noch nicht einmal alles entdeckt, was Drive kann. Eine weitere Funktion, die wir lieben, ist, dass jede Datei, die Sie in diesen Apps erstellen, wie jede andere Google-App gespeichert und mit Ihrem Drive-Konto synchronisiert wird. Schau sie dir hier an.