Verwendung von Google Text & Tabellen - Tipps, Tricks und Expertenratschläge

Google Text & Tabellen ist ein Cloud-basiertes Google-Produkt mit allen Funktionen, die Sie zum Erstellen, Bearbeiten und Freigeben von Dokumenten benötigen. Im Gegensatz zu den bekannten Dokumenterstellungs-Apps von Microsoft bietet Google eine Reihe von Apps für Benutzer, die online arbeiten. Durch die Integration in die Cloud-Speicherfunktionen von Google Drive können Sie von überall auf Ihre Dokumente zugreifen und diese bearbeiten.

Das Wechseln zu Google Text & Tabellen kann eine entmutigende Aufgabe sein, da viele neue Funktionen zu entdecken sind und die Benutzeroberfläche zum Bearbeiten von Dokumenten möglicherweise ungewohnt aussieht.

Sie können mit Google Text & Tabellen beginnen, indem Sie ein paar einfache Schritte ausführen. Wenn Sie mehr über die verschiedenen Funktionen dieses Tools erfahren, können Sie in kürzester Zeit ein Google Text & Tabellen-Experte werden.

Schritt 1: Einrichten Ihres Google-Kontos

Für die Verwendung von Google Text & Tabellen müssen Sie sich für ein Google-Konto anmelden. Dies ist jedoch kostenlos und Ihr Konto bietet Ihnen außerdem Zugriff auf Google Mail, Google Maps und YouTube sowie auf die gesamte Drive-Suite.

Navigieren Sie zum Erstellen eines Google-Kontos zur Anmeldeseite. Geben Sie Ihre Daten ein - einschließlich Ihres Namens, Ihrer E-Mail-Adresse und Ihres Geburtsdatums - und klicken Sie auf Weiter.  Lesen Sie die Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbedingungen und klicken Sie auf Ich stimme zu . Herzliche Glückwünsche! Sie haben jetzt ein Google-Konto. Wenn Sie bereits ein Konto haben, melden Sie sich einfach wie gewohnt an.

Erstellen Sie einen Screenshot der Webseite eines Google-Kontos Bildschirmfoto

Schritt 2: Starten von Google Text & Tabellen

Abhängig von Ihrem Gerät gibt es verschiedene Möglichkeiten, auf Google Text & Tabellen zuzugreifen. Sie können die App aus dem App Store oder von Google Play herunterladen oder auf das Apps-Symbol in der oberen rechten Ecke der Google-Startseite klicken (dargestellt durch neun Quadrate). Sie müssen dann auf die Schaltfläche " Dokumente" klicken. Möglicherweise müssen Sie  im Popup-Menü auf " Mehr" klicken , um sie anzuzeigen.

Alternativ können Sie auch auf Google Drive navigieren und wählen Sie Google Docs  im  My - Laufwerk  Menü oben oder wählen Sie Google Text & Tabellen , nachdem Sie geklickt haben Neu auf der linken Seite der Seite. Die letzte Option besteht darin, direkt zu Google Text & Tabellen zu navigieren. Sobald Sie die Web-App gestartet haben, können Sie ein Dokument erstellen.

Schritt 3: Erstellen eines Dokuments

Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie auf die leere Seite mit dem mehrfarbigen Zusatzzeichen, das sich in der oberen linken Ecke der Hauptseite von Google Text & Tabellen befindet. Wenn Sie dieses Menü nicht finden können, scrollen Sie nach oben oder klicken Sie auf das mehrfarbige Pluszeichen in der unteren rechten Ecke Ihres Bildschirms

Screenshot von Google Text & Tabellen Bildschirmfoto

Wenn Sie ein Dokument aus Drive erstellen , wird durch Auswahl von Google Text  & Tabellen nach dem Klicken auf Neu automatisch ein leeres Dokument erstellt. Wenn Sie auf den kleinen Pfeil nach rechts neben Google Text & Tabellen klicken , können Sie sogar ein neues Dokument basierend auf einer bereitgestellten Vorlage erstellen. Es stehen verschiedene Optionen zur Auswahl, darunter Lebensläufe, Geschäftsbriefe und eine Auswahl von Vorlagen von Drittanbietern. Sie können sogar eine vorhandene DOC- oder DOCX-Datei auf Ihr Laufwerk hochladen, indem Sie auf Neu klicken  und anschließend auf  Datei hochladen .

Schritt 4: Beginnen Sie zu arbeiten

Sobald Sie ein Dokument erstellt haben, können Sie mit der Arbeit beginnen. Klicken Sie  oben links auf Dokument ohne Titel, um Ihrem Dokument einen Titel hinzuzufügen. Sie können den Schrifttyp, die Textgröße und vieles mehr auch über die Symbolleiste oben auf der Seite anpassen. Wenn Sie Ihren Titel oder die Menüleiste oben auf der Seite nicht sehen können, sind diese Optionen möglicherweise ausgeblendet. Wenn dies der Fall ist, klicken Sie auf den nach unten gerichteten Pfeil in der oberen rechten Ecke, um sie anzuzeigen.

Da Sie in Ihrem Browser arbeiten, werden alle an Ihrem Dokument vorgenommenen Änderungen automatisch gespeichert. Wenn Sie rechts neben der Hilfeoption oben auf dem Bildschirm nachsehen , sollte entweder Speichern… oder Alle in Laufwerk gespeicherten Änderungen angezeigt werden . Warten Sie, bis die zweite Meldung angezeigt wird, bevor Sie das Programm beenden, um sicherzustellen, dass alle Ihre Arbeiten gespeichert wurden. Um den Versionsverlauf des vorliegenden Dokuments anzuzeigen, klicken Sie auf Speichern… oder Alle in Laufwerk gespeicherten Änderungen , um die Änderungen zu überprüfen.

Wie Sie Ihre Sachen teilen

Um Ihre Dokumente für andere Personen freizugeben, klicken Sie auf die blaue  Schaltfläche Freigeben  in der oberen rechten Ecke des Dokuments, das Sie freigeben möchten. Die Schaltfläche wird zwischen Ihrem Bild - vorausgesetzt, Sie haben Ihrem Google-Konto eines hinzugefügt - und dem Kommentarsymbol eingeklemmt. Laden Sie anschließend andere Benutzer ein, indem Sie die entsprechende E-Mail-Adresse in das resultierende Fenster eingeben.

Personen, mit denen Sie teilen, können ein Dokument entweder bearbeiten, anzeigen oder kommentieren, je nachdem, welche Berechtigungen Sie ihnen erteilen. Dies kann geändert werden, indem Sie auf das Menü direkt rechts neben dem leeren Adressfeld tippen. Wenn Sie das Dokument für andere Personen als E-Mail freigeben möchten , klicken Sie oben im Freigabefenster auf den Link Gemeinsam nutzbar . Ein Link wird dann direkt darunter angezeigt (er wird auch in Ihre Zwischenablage kopiert).

Wenn Sie in der unteren rechten Ecke dieses Fensters auf die Schaltfläche Erweitert klicken  , können Sie die Datei auch über Google Mail, Google+, Facebook oder Twitter freigeben. Dazu müssen Sie jedoch Ihr Dokument veröffentlichen. Google Text & Tabellen setzt die Datenschutzeinstellungen standardmäßig auf "Privat". Sie können jedoch jederzeit auf die blaue Schaltfläche " Ändern"  in der Mitte des Fensters "Erweitert" (unter " Zugriff" ) klicken  , um Ihre Datenschutzeinstellungen anzupassen.

Verwenden Sie die Kommentar- und Chat-Funktionen

Mit Google Text & Tabellen können Sie in Echtzeit beobachten, wie andere Personen Änderungen an einem Dokument vornehmen. Durch Klicken auf die Schaltfläche " Kommentare" in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms können Sie oder andere Personen im Dokument eine Diskussion über Ihr Projekt starten. Sie können auch anhand der Reihe von Kreisen links neben der Schaltfläche " Kommentar" sehen, welche Benutzer das Dokument gerade anzeigen . Wenn niemand außer Ihnen eine bestimmte Seite betrachtet, wird hier nichts angezeigt.

Sie können jedes Dokument auch so einstellen, dass Sie Benachrichtigungen erhalten, wenn Personen Änderungen daran vornehmen, Ihren Namen erwähnen oder mit einem Ihrer Kommentare interagieren. Benachrichtigungen können ein hilfreiches Werkzeug für die Zusammenarbeit mit großen Personengruppen sein. Es ist ideal, wenn Sie mit einer Gruppe arbeiten, die sich nicht im selben physischen Raum befindet. Wenn Benutzer aus irgendeinem Grund nicht die Möglichkeit haben sollen, einem bestimmten Dokument Kommentare hinzuzufügen, können Sie auch den Bearbeitungsmodus ändern (mehr dazu im nächsten Abschnitt).

Lernen Sie die verschiedenen Bearbeitungsmodi kennen

Direkt unter der Schaltfläche " Teilen" befinden sich Optionen zum Anzeigen, Vorschlagen von Änderungen und Bearbeiten von Dokumenten. Während die Bearbeitung Option können machen Sie Änderungen, Vorschlagen können Sie Änderungen empfehlen. Durch Anzeigen können Sie Ihre Datei anzeigen oder drucken. Die Option " Vorschlagen " ähnelt der Funktion "Änderungen verfolgen" in Word. Alle am Dokument vorgenommenen Änderungen werden grün angezeigt. Andere Benutzer können diese Änderungen dann genehmigen oder ablehnen, bevor sie Teil des endgültigen Entwurfs werden. Auch wenn Sie den Vorschlagsmodus nicht verwenden , können Sie den Revisionsverlauf eines Dokuments jederzeit anzeigen, indem Sie auf Datei> Versionsverlauf> Versionsverlauf anzeigen klicken .

Screenshot des Google Text & Tabellen-Revisionsverlaufs Bildschirmfoto

Probieren Sie einen anderen Dokumenttyp aus

Google Drive bietet mehr als nur Textdokumente. Folien sind beispielsweise Googles Version von Microsoft PowerPoint, und Sie können bei Präsentationen genauso wie bei Dokumenten mitarbeiten. Folien können auch als eigenständige Präsentationen fungieren - und Sie können Änderungen sperren, sodass die Betrachter nur schauen und nicht ändern können. Ein weiteres Tool, Sheets, ist die Übernahme von Microsoft Excel durch das Unternehmen. Wie bei Excel können Benutzer mit Sheets Formeln erstellen, Daten bearbeiten und Aktualisierungen in Echtzeit freigeben.

Die G Suite ist zwar nicht immer so umfangreich wie Office 365, bietet jedoch eine nützliche und bequeme Möglichkeit, Inhalte online zu erstellen. Der vielleicht größte Vorteil von Google Text & Tabellen und der gesamten G Suite ist, dass die Nutzung kostenlos ist. Wir finden es auch gut, dass alle Ihre Inhalte online (oder lokal, wenn Sie möchten) leben können. Sie müssen lediglich ein Google-Konto erstellen, um alle Vorteile nutzen zu können.