So erstellen Sie eine Pivot-Tabelle in Excel, um Ihre Daten zu schneiden und zu würfeln

So erstellen Sie eine Pivot-Tabelle in ExcelMark Coppock / Digitale Trends Microsoft Excel 2016, das in der Office-Suite enthalten ist, ist die neueste und beste Tabellenkalkulationsanwendung von Redmond, und es gibt einen guten Grund, warum so viele Zahlenknacker sie für alle ihre Zahlenkalkulationsanforderungen verwenden. Während Excel für einfache Tabellenkalkulationen gut geeignet ist, um Ausgaben zu verfolgen oder Kalender zu erstellen, kommt es zur Geltung, wenn Sie komplexe Daten in Scheiben schneiden und würfeln und dann präsentieren müssen. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Pivot-Tabelle in Excel erstellen, um eines der leistungsstärksten Tools der Anwendung zu nutzen.

Wofür sind Pivot-Tabellen genau gut, bevor wir beginnen? Mit Pivot-Tabellen können Sie dieselben Daten auf unterschiedliche Weise und aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachten, um eine eingehende Analyse zu vereinfachen und wichtige Trends zu erkennen. Wenn Sie beispielsweise Verkaufsergebnisse auswerten, möchten Sie möglicherweise eine einzelne Person, ein bestimmtes Produkt oder einen bestimmten Zeitrahmen betrachten. Mit einer Pivot-Tabelle können Sie einen Informationspool erstellen und dann Ihren Fokus einfach von einer Sache zur anderen ändern - eine Analyse, deren manuelle Durchführung mühsam wäre.

Beachten Sie, dass Sie die Vollversion von Excel 2016 benötigen, um Pivot-Tabellen verwenden zu können. Die Windows 10-Version von Excel für die Universal Windows Platform (UWP) enthält diese und viele andere erweiterte Excel-Funktionen nicht. Wenn Sie neue Excel-Funktionen ausprobieren möchten, treten Sie dem Office Insider-Programm bei und erleben Sie möglicherweise als Erster eine neue Pivot-Tabellenfunktion.

Schritt 1: Bereiten Sie Ihre Daten vor

Der vielleicht wichtigste Schritt bei der Verwendung von Excel-Pivot-Tabellen ist die sorgfältige Organisation Ihrer Daten. Der einfachste Weg, dies zu tun, ist die Verwendung von Excel-Tabellen, mit denen Sie Zeilen hinzufügen können, die in Ihre Pivot-Tabelle aufgenommen werden, wenn Sie auf Aktualisieren klicken. Zumindest möchten Sie jedoch, dass Ihre Daten in Tabellenform mit informativen Spaltenüberschriften und konsistenten Daten in Spalten vorliegen.

Angenommen, Sie möchten Verkaufsinformationen für Ihr Unternehmen analysieren. Sie haben sechs Verkäufer, die drei Produkte in verschiedenen Regionen verkaufen. Ihre Produkte sind auf jeden Kunden zugeschnitten und daher variieren die Preise. Hier ist eine Beispieltabelle mit fiktiven Informationen, um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie Daten unter Berücksichtigung einer Pivot-Tabelle organisiert werden können.

Die Tabelle wurde einfach erstellt, indem Sie zuerst die Daten eingeben, dann den gesamten Bereich auswählen und dann zu Einfügen> Tabelle gehen. Auch hier müssen Sie diesen Schritt nicht ausführen. Es wird jedoch empfohlen, wenn Sie später weitere Datenzeilen hinzufügen und die Aktualisierung Ihrer Pivot-Tabelle vereinfachen möchten.

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Schritt 2: Versuchen Sie eine Empfehlung

Excel steckt voller raffinierter Tricks, um die Arbeit mit Daten zu vereinfachen. Wenn möglich, wird versucht, zu erraten, was Sie erreichen möchten, und dann automatisch einige Schritte auszuführen. Diese hilfreiche Art wird hier durch das empfohlene PivotTables-Tool demonstriert, das einen Blick auf Ihre Daten wirft und einige logische Optionen für die Analyse und Präsentation von Dingen bietet.

Um eine empfohlene Pivot-Tabelle zu verwenden, gehen Sie einfach zu Einfügen> Empfohlene Pivot-Tabellen. Excel bietet einige Optionen, die Sie berücksichtigen sollten. In unserem Beispiel bietet Excel an, 10 verschiedene Pivot-Tabellen zu erstellen, die verschiedene Blickwinkel auf unsere Verkaufsdaten betrachten. Beachten Sie, dass es darauf ankommt, wie Sie Ihre Spalten beschriften. Excel liest diese Überschriften und bietet Empfehlungen an, die am sinnvollsten sind. Wenn Sie beispielsweise die Verkaufspreise betrachten möchten, verwenden Sie nicht den Begriff „Kosten“, da Excel seine Empfehlung entsprechend zugrunde legt.

Eine Empfehlung lautet "Summe der Gesamtverkäufe nach Kunden". Wenn wir diese Option auswählen, erstellt Excel die Pivot-Tabelle.

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Beachten Sie, dass in der Pivot-Tabelle nur die Daten angezeigt werden, die für unsere aktuelle Analyse relevant sind. Auf der rechten Seite finden Sie die Kriterien, nach denen Excel sie erstellt hat, im Dialogfeld "PivotTable-Felder". Wir werden im nächsten Abschnitt über die Anpassung erläutern, was jedes dieser Felder bedeutet.

Schritt 3: Passen Sie Ihre Pivot-Tabelle an

Jedes der Elemente in diesem Dialogfeld ist wichtig, um zu bestimmen, wie Ihre Pivot-Tabelle funktioniert. Klicken Sie auf das Konfigurationszahnrad, um das Erscheinungsbild dieses Dialogfelds so zu ändern, wie es für Sie am besten geeignet ist.

Auswahl der Felder

Hier wählen Sie aus, welche Spalten in Ihre Pivot-Tabelle aufgenommen werden sollen. Wie diese Daten in die Pivot-Tabelle eingefügt werden, hängt von der Art der Daten ab, die sie darstellen. Excel ermittelt für Sie, ob Sie Ihrer Pivot-Tabelle eine Spalte hinzufügen oder die Daten des Felds in die Tabelle einfügen möchten. Wenn Sie beispielsweise "Artikel" auswählen, geht Excel davon aus, dass Sie die Anzahl der Artikel für jeden Kunden hinzufügen möchten.

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Wenn Sie dagegen "Datum" auswählen, platziert Excel die Daten in der Tabelle und organisiert die Verkäufe nach dem Zeitpunkt ihres Auftretens.

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Während Sie an Ihren eigenen Pivot-Tabellen arbeiten, können Sie experimentieren, um festzustellen, wie sich das Hinzufügen und Entfernen von Feldern auf die angezeigten Daten auswirkt. Sie werden feststellen, dass Excel hervorragende Arbeit leistet, um sinnvolle Auswahlen zu treffen. Sie können jedoch auch Änderungen vornehmen, wenn die Auswahl von Excel keinen Sinn ergibt.

Filter

Ziehen Sie Elemente aus der Feldauswahlliste in den Abschnitt "Filter", wenn Sie einschränken möchten, welche Daten angezeigt werden. Wenn Sie beispielsweise "Kunde" in den Abschnitt "Filter" ziehen, können Sie problemlos nur die Daten eines Kunden oder einer Auswahl von Kunden anzeigen.

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Säulen

Durch Ziehen von Feldern in den Abschnitt "Spalten" können Sie die Berichterstellung für Ihre Daten erweitern. Wenn Sie ein Feld in diesen Abschnitt ziehen, versucht Excel erneut herauszufinden, wie die Daten dargestellt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise "Datum" in den Abschnitt "Spalten" ziehen, zeigt Excel die Verkäufe als zusammengefasst für den logischsten Zeitraum an, in diesem Fall pro Monat. Dies wäre hilfreich, wenn Ihr Hauptanliegen darin bestand, wie viel monatlich verkauft wurde, mit Blick auf die Kaufmuster der Kunden.

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Reihen

Ebenso können Sie Felder in den Abschnitt "Zeilen" ziehen, um verschiedene Daten in Pivot-Tabellenzeilen einzubetten. Wenn wir "Datum" in den Abschnitt "Zeilen" ziehen, teilt Excel die Verkäufe nach Kunden pro Monat auf, aber die Daten werden nach Kunden und nicht nach Monat wie im vorherigen Beispiel zusammengefasst. In diesem Fall machen Sie sich hauptsächlich Sorgen darüber, wie viel Sie an jeden Kunden verkauft haben, möchten aber auch zeitbasierte Trends erkennen.

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Werte

Schließlich bestimmt der Abschnitt „Werte“, wie Sie Ihre Daten analysieren. In all unseren bisherigen Beispielen haben wir uns den Gesamtumsatz angesehen. Wenn Sie in diesem Abschnitt auf die Abwärtspfeiltaste klicken, können Sie Ihre Wertefeldeinstellungen so konfigurieren, dass eine andere numerische Berechnung angezeigt wird.

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Angenommen, Sie möchten den Umsatzdurchschnitt anstelle des Gesamtumsatzes anzeigen. Sie würden einfach "Durchschnitt" im Dialogfeld "Wertefeldeinstellungen" auswählen. Sie können das Zahlenformat auch so einstellen, dass die Ergebnisse am sinnvollsten sind.

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Anstatt den Gesamtumsatz nach Kunden zu berücksichtigen und dann eine Gesamtsumme zu berechnen, betrachten wir nun den durchschnittlichen Umsatz nach Unternehmen und dann den durchschnittlichen Umsatz im gesamten Unternehmen. Dies wäre hilfreich bei der Bewertung, welche Kunden beispielsweise einen über- oder unterdurchschnittlichen Umsatz erzielen und welche daher die größte (oder geringste) Aufmerksamkeit verdienen. In unserem Beispiel verdienen Acme Engineering und Jones Roofing möglicherweise nicht so viel Verkaufsaufmerksamkeit wie die anderen.

Es ist klar, dass Pivot-Tabellen eine Reihe von Optionen bieten, um das Schneiden und Würfeln Ihrer Daten zu vereinfachen. Der Trick, um Pivot-Tabellen effektiv zu verwenden, besteht darin, genau zu entscheiden, was Sie sehen möchten, bevor Sie Optionen anwenden. Sie möchten auch sicherstellen, dass Ihre Daten der Anordnung Ihrer Tabelle und der Benennung Ihrer Header entsprechen. Je sorgfältiger Sie beim Einrichten sind, desto effektiver sind Ihre Pivot-Tabellen.

Schritt 4: Erstellen Sie Ihre eigenen Pivot-Tabellen von Grund auf neu

Sobald Sie mit der Pivot-Tabellen-Funktion herumgespielt und verstanden haben, wie sich die verschiedenen Optionen auf Ihre Daten auswirken, können Sie eine Pivot-Tabelle von Grund auf neu erstellen. Der Vorgang ähnelt der Verwendung einer Empfehlung. Gehen Sie jedoch zu Einfügen> PivotTable und wählen Sie Ihre Daten als ersten Schritt manuell aus.

In unserem Fall bedeutet dies, dass Sie Tabelle1 auswählen. Sie können jedoch auch einen Datenbereich auswählen oder aus einer externen Datenquelle abrufen. Wir können auch entscheiden, ob wir ein neues Arbeitsblatt erstellen oder die Pivot-Tabelle neben unseren Daten an einer bestimmten Stelle im vorhandenen Arbeitsblatt platzieren möchten.

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Sobald wir unsere Auswahl getroffen haben, werden eine leere Pivot-Tabelle und unser Dialogfeld "PivotTable-Felder" angezeigt.

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Das Erstellen einer eigenen Pivot-Tabelle ist dann nur eine einfache Frage der Auswahl von Feldern und der Bestimmung, wie die Daten berechnet und angezeigt werden sollen. Nehmen wir an, wir möchten sehen, wie sich die Verkäufer pro Monat entwickeln, mit einer Gesamtsumme der Verkäufe für das Jahr. Wir würden die Felder "Verkäufer", "Datum" und "Gesamtumsatz" auswählen, das Feld "Verkäufer" in den Abschnitt "Filter" ziehen und die Werte so konfigurieren, dass sie als Währung angezeigt werden. Excel fügt die relevanten Datumselemente automatisch zum Abschnitt "Zeilen" hinzu und geht davon aus, dass Summen angezeigt werden sollen.

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Standardmäßig zeigt Excel alle Daten für alle Vertriebsmitarbeiter an. Wir können auch einen einzelnen Verkäufer auswählen, um nur seine Daten anzuzeigen. In diesem Fall sehen wir, dass Judy French in nur drei Monaten Verkäufe hatte, obwohl ihre Gesamtverkäufe signifikant waren. Das könnte bedeuten, dass ihr Verkaufsprozess länger war, weil sie Wale statt Fische suchte - eine wertvolle Schlussfolgerung, wenn auch zutreffend. Vielleicht wäre es eine gute Idee, in eine Assistentin zu investieren, um Judy dabei zu helfen, ihre Verkäufe schneller abzuschließen.

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Schritt 5: Investieren Sie in etwas Lernen

Wenn Sie Excel-Pivot-Tabellen wirklich gut verwenden möchten, sollten Sie  etwas Zeit investieren, um mehr über die Verwendung der verschiedenen Datentypen zu erfahren. Microsoft bietet eigene Schulungsressourcen an, und es gibt eine Vielzahl von Trainern von Drittanbietern, die berücksichtigt werden müssen.

Im Allgemeinen bedeutet dies jedoch, dass Sie sich auf eine Weise in Excel vertiefen, die über den Rahmen dieses Handbuchs hinausgeht. Hoffentlich sehen Sie jetzt, wie Pivot-Tabellen ein leistungsstarkes Werkzeug für die Analyse Ihrer Daten sein können, und es ist relativ einfach, loszulegen, solange Sie Ihre Daten für die richtige Art von Tabelle konfiguriert haben. Und wir können nicht genug betonen, wie wichtig es ist, zu wissen, was Sie mit Ihrem Pivot-Tisch erreichen möchten, bevor Sie beginnen.